Especialista explica como transformar os encontros virtuais em tarefas mais diretas e objetivas, para que as conversas não se desviem do foco

A pandemia de covid-19 obrigou empresas e profissionais a adotarem uma nova realidade no ambiente de trabalho. Salas de reuniões, mesas e cadeiras foram substituídas pelo brilho das telas de computadores, enquanto encontros presenciais cederam espaço para interações virtuais. 

Essa drástica mudança de comportamento continua a repercutir até hoje, desde o surgimento do excesso de reuniões online até a reorganização dos próprios encontros virtuais. Como fazer tudo isso e manter a produtividade?

“No formato digital os profissionais conseguem transformar as reuniões presenciais em encontros muitos mais flexíveis e objetivos. Não há necessidade de deslocamento, é mais fácil encaixar papos rápidos na agenda e os atrasos tendem a ser menores”, destaca Lígia Hacker, especialista em RH da Vagas. 

A própria organização dessas reuniões virtuais precisou ser repensada. A ausência de um local físico e a presença de participantes remotos exigiram uma nova abordagem na definição de horários, duração e estrutura das reuniões. 

Com isso, surgiram questionamentos sobre a necessidade de todas as reuniões realizadas anteriormente, levando a um esforço para tornar os encontros mais objetivos, focados e eficientes.

“Com conversas rápidas e diretas, os participantes podem ter um foco melhor no assunto que deve ser discutido”, completa.

Veja dicas de como estruturar uma reunião online

1 – Data e horário adequados

A primeira etapa para preparar a reunião é definir data e horário adequados para todos os participantes. Caso haja algum colaborador com fuso diferente, o ideal é estipular um horário em que a maioria consiga participar dentro do expediente.

2- Disponibilidade

É muito importante garantir que todos os participantes consigam participar do encontro sem que haja conflito de agenda e divisão de atenção em duas atividades.

3 – Ambiente adequado

Encontre um local adequado para ficar durante a reunião. O ideal é uma sala ou espaço iluminado e silencioso, para garantir que não haja ruídos ou interferências durante o papo.

4 – Cuidado com o que vai mostrar 

Antes de abrir a câmera e começar o papo, é imprescindível conferir o que aparece atrás de você. Uma pia cheia de louça ou uma cama desarrumada podem causar má impressão. 

Uma dica é tentar se sentar de costas para um fundo neutro. Caso isso não seja possível, veja se a ferramenta da chamada permite inserir um fundo personalizado.

6 – Tópicos bem definidos

Um dos principais pilares para as reuniões remotas serem mais rápidas e objetivas do que as presenciais é o alinhamento dos pontos importantes do encontro. Garanta que os tópicos estejam alinhados e objetivos aos participantes.

7 – Organize as interações

Durante o papo é importante que todos possam interagir e saibam como fazer isso. Ative o recurso de levantar a mão ou utilizar o chat para que os participantes possam interagir.

8 – Evitar distrações

Diferentes das presenciais, as reuniões online não exigem um momento de quebra de gelo com assuntos não relacionados ao trabalho, como trânsito ou futebol, por exemplo. O ideal é ir direto aos assuntos que devem ser discutidos.

9 – Pequenos intervalos entre as reuniões

Mesmo que sejam mais dinâmicas, participar de diversas reuniões online de forma seguida pode causar estresse e cansaço. 

Deixe pequenos intervalos entre os encontros, pelo menos 10 minutos. Durante este tempo, é importante levantar um pouco da mesa, tomar água ou ir ao banheiro.

Fonte: Folha Vitória.